Experten: Se upp med de låga buden vid upphandling

Patientsäkerheten har i höst varit hotad i samband med två upphandlingsaffärer där de nya leverantörerna inte har lyckats leverera det de ska: Unilabs som handlats upp av Region Stockholm för laboratorietjänster och nu Apotekstjänst som misslyckats med att leverera sjukvårdsartiklar till fem regioner. I båda fallen hade de nya leverantörerna lovat ett betydligt lägre pris för tjänsterna än tidigare utförare. Apotekstjänst har tidigare figurerat i en upphandling där bolaget la ett nollanbud och vann (se separat artikel). Nollanbud eller mycket låga bud förekommer ibland i offentliga upphandlingar.

– Det är tyvärr rätt vanligt i flera branscher, säger Stefan Berglund till Kvalitetsvård. Den som får ett sådant anbud har en skyldighet att återkomma till säljaren och begära en förklaring till anledningen att man kan lägga sig så lågt.

Ofta handlar det om att säljaren har sett chansen att utnyttja luckor i avtalet och utvärderingsmodellen. Stefan Berglund exemplifierar med en upphandling av IT-konsulter. Köparen efterfrågar både juniora och seniora konsulter i upphandlingen. Priserna för en junior och en senior adderas ihop utan någon viktning. Då är det vanligt att en säljare sätter 1 kr för juniorkonsulten och 1200 kr för en seniorkonsult. Det ger ju ett utvärderingspris på 600 kr och 50 öre. Andra säljare kan ha lämnat mer seriösa priser på till exempel 450 respektive 850 kr men kommer förlora affären med ett utvärderingspris om 1300 kr. När sedan köparen väl beställer en juniorkonsult för 1 kr så finns inga tillgängliga hos säljaren. Men självklart kan en dyrare konsult erbjudas.

– Därmed blir det till sist den klassiska situationen med gungor och karuseller, säger Stefan Berglund.

Företagen kan ofta förklara sig med att det är ett strategiskt beslut man har tagit att ligga väldigt lågt, och ofta går det inte att angripa deras förklaring.

För att skydda sig mot oönskade leveransproblem är det viktigt att redan i upphandlingen vara tydlig med att förseningar kommer att leda till sanktioner.

– Har man flera leverantörer som man kan välja mellan är det en bra idé att under en period välja bort den som inte har lyckats leverera, sätta den i ”karantän” om avtalet tillåter det. Men i de fall där man har upphandlat en enda leverantör är det ju ingen möjlighet.

Bristen på leveranser från Apotekstjänst har drabbat fem regioner som gjort en gemensam upphandling: Uppsala, Södermanland, Västmanland, Örebro och Dalarna. Akademiska sjukhuset har tvingats ställa in planerade operationer under fyra dagar, och regionerna har gått i stabsläge. Under måndagen träffade Socialstyrelsens representanter för regionerna för att uppdatera sig om situationen, och myndighetens krisberedskapschef Johanna Sandwall säger till Kvalitetsvård att man noga följer utvecklingen.

Kvalitetsvård har sökt Apotekstjänsts VD Tomas Hilmo för kommentarer utan framgång. I ett pressmeddelande på måndagskvällen meddelades att företaget arbetar dygnet runt för att lösa problemen.

­– Vi beräknar just nu att alla leveranser ska vara igång i normal omfattning på onsdag, sa Tomas Hilmo i pressmeddelandet.

Sent på tisdagen tog företaget dock tillbaka detta, och sa i en intervju med SVT att man inte kommer att lyckas med den målsättningen.