Minskad vårdtid när Ford samarbetar med cancerklinik

Läkaren Michael Hallek, som behandlade Mike Butler, blev imponerad av anläggningens automatiserade processer och precision och 2008 startade samarbetet. Ett tiotal ingenjörer från Ford träffade sjukhusets administratörer, patienter, sjuksköterskor och läkare och en hel del förändringar implementerades. Bland annat ritades linjer i olika färger på väggar och golv för att göra det enklare för medarbetare och patienter att lokalisera sig inom avdelningarna. Digitala skärmar sattes upp för att underlätta kommunikationen mellan personalen och rum med mobila avdelare istället för fasta vårdstationer infördes.

Mike Butler berättar att Fordanläggningen kan ses som en enda stor fabrik, men också som en sammansättning av fler små arbetsstationer eller kluster där varje arbetsstation har sin egen agenda, sitt eget team och sitt eget system för att mäta tid och kvalitet.

– Från början fungerade cancerkliniken som en enda stor klinik så vi föreslog att den skulle brytas ned i fyra mindre kluster, vart och ett fokuserat på sin specialitet. En mindre arbetsstation innebär att teamet identifierar ineffektiva processer lättare, men än viktigare – i ett mindre team känner man större ägarskap och ansvar för att förbättra sitt arbetssätt och sina processer. På cancerkliniken har varje kluster en representant som träffar de andra representanterna för att dela upplevelser och förbättringsmöjligheter med varandra.

Fords ingenjörer arbetar nu tätt samman med arkitekter och klinikens medarbetare för att forma den en ny klinik som nu byggs och förväntas öppna 2019.

”Viktigt med en kulturförändring”

Mike Butler, kvalitetschef på Fords anläggning i Köln i Tyskland, berättar att en viktig del för att få samarbetet mellan Fords anläggning och cancerkliniken att fungera har varit en kulturfråga.

Hur reagerade personal och patienter på det här samarbetet, ofta säger vården sig vara unik och svår att jämföra med automatiserade processer?

– Det var viktigt med en kulturförändring. Ett av de första stegen var att ”övertyga” det kliniska teamet om att en förbättringskultur inte sätter deras jobb på spel, utan tvärtom förenklar deras arbestvardag. En mer effektiv klinik kan hjälpa fler patienter, behandla dem bättre, snabbare och mer kostnadseffektivt.

Färger på väggar och golv och digitala skärmar, vilka fler förändringar hjälpte ni till med?

– För att hjälpa klustren att komma igång plockade vi fram data för bland annat tid för förflyttningar för både personal och patienter, distanser, väntetid och behandlingstid. Vi använde våra egna processverktyg för att identifiera mer optimal användning av lokal- och kapacitetsplanering. De insikterna låg som grund när vi etablerade klustren.

En annan del i förbättringsarbetet har varit att assistera vid planeringen av det nya cancercentret. Eftersom forskning, diagnostik och behandling förändras i oerhört snabbt tempo kan ingen säga hur den nya kliniken ska vara strukturerad om tio år. Den snabba utvecklingen liknar den inom bilindustrin och när vi bygger nya anläggningar är en grundtanke flexibilitet. Till exempel är ett framtida scenario att cancerbehandling innebär skräddarsydd medicinering i pillerform. Då kommer patienten till kliniken för diagnosticering och kontroller men att behandlingen sker hemmavid. Det ställer andra krav på lokalerna.

Vilka specifika förändringar ledde till att vårdtiden kunde minska med 30 procent?

– När vi startade samarbetet 2008 behandlade kliniken 10 000 patienter om året. Nu 2017 har 17 000 patienter behandlats, det är en ökning på 70 procent. Att mäta den exakta effekten av samarbetet är omöjligt, men vi tror att ungefär hälften av den här ökningen har varit möjlig på grund av samarbetet. Det har varit en kombination av kulturförändringar, klusterinförandet, nyttjande av lokaler, de visuella förändringarna och införandet av ständiga förbättringar.

Fortsätter samarbetet idag och framöver? I så fall på vilket sätt?

– Ja, samarbetet fortsätter. För ytterligare förbättringar planerar vi att följa patientförflyttningar i realtid. Vi har gjort en pilot där vi använt sökare kopplade till nätet och det fungerade bra på vissa håll, men inte överallt och vi behöver mer precisa metoder. I början av 2018 startar vi en andra pilot med hjälp av en annan teknik som vi på Ford använder för att spåra bildelar. Realtidsinformationen kan konverteras till visuella diagram som visar väntetider på stora skärmar. Flaskhalsar blir tydliga och möjliggör snabbt agerande.

Bilindustrin och cancerforskningen står också inför en gemensam utmaning med att hantera och analysera en massiv mängd data, vi arbetar tillsammans för att hitta lösningar för att göra detta mer effektivt.

Se en video om samarbetet här.