Kronoberg frigör tid med hjälp av taligenkänning

Frigöra tid och omfördela arbetet

– Tanken är att det ska frigöra tid för de medicinska sekreterarna så att de i sin tur kan avlasta vårdpersonalen med mer administrativa uppgifter, berättar Anna-Maria Königsson, projektledare för taligenkänning vid Region Kronoberg.

Kronoberg har valt att använda sig av taligenkänningstjänsten Dragon Medical från mjukvaruföretaget Nuance. Tjänsten innebär att en läkare kan läsa in sina journalanteckningar direkt i systemet istället för att skriva eller diktera anteckningar som därefter ska transkriberas av en medicinsk sekreterare.

Med hjälp av snabbkommandon kan journalförarna även fylla på med text och skapa underlag för exempelvis bokningar eller läkemedelsordinering. En stor fördel är att journalanteckningarna blir tillgängliga direkt, vilket är viktigt ur patientsäkerhetssynpunkt.

– Tidigare hade vi på många håll extremt långa väntetider, det kunde ibland ta upp till fyra veckor innan ett diktat var inskrivet i journalen. Med taligenkänning blir de tillgängliga direkt, poängterar Anna-Maria Königsson.

Sparar 75 timmar per år

Dessutom frigör det tid. Enligt regionens beräkningar frigör det 75 timmar per år för en heltidsarbetande som tidigare skrev sin journalanteckning själv. Per-Henrik Nilsson är överläkare vid invärtes- och njurmedicin. Han konstaterar att det var ovant i början att lära sig att tala in till systemet, men att det är mödan värt.

– Jag sparar en massa tid av arbete med inkorgen och signering. Det tar lite tid i början att lära sig nya arbetsprocesser, men det går förvånansvärt fort att komma in i det. Om man ger sig den tiden och satsar på det, kommer man att bli tacksam, säger Per-Henrik Nilsson.

Många vårdcentraler hakade på direkt

Totalt har antalet diktat i regionen minskat med 25 procent sedan införandet. Inom primärvård och psykiatri har man kommit längst. Där har antalet diktat som skrivs av medicinska sekreterare minskat med 38 procent.

När Region Kronoberg beslutade om breddinförande i augusti 2021 var det också många vårdcentraler som visade intresse för att komma igång med taligenkänning.

Idag har regionen drygt 1 000 användare av taligenkänning. Regionens mål, att 80 procent av alla som journalför ska använda taligenkänning senast 2024, är dock en utmaning, enligt Anna-Maria Königsson. Införandet har gått bra, men idag har kurvan planat ut och det gäller att nå även de som har ett visst motstånd till tekniken eller inte haft tiden att komma igång.

Att tala in sina journalanteckningar innebär ett nytt sätt att journalföra där man behöver vara mer strukturerad och noggrann.

Förändrade rutiner och arbetssätt

– Vissa tycker att det är helt fantastiskt, de vill inte ha det på något annat sätt, medan andra tycker att det är tidsödande och krångligt, säger Anna-Maria Königsson.

En viktig lärdom som hon tar med sig från arbetet är vikten av kommunikation. Införandet av tekniken innebär en förändring av rutiner och arbetsuppgifter. Det är därför viktigt att arbetet drivs med tydliga mål som är väl förankrade hos både ledningen och medarbetarna.

För att klara utmaningarna med växande vårdköer, brist på personal och en åldrande befolkning med ökat vårdbehov måste de hitta sätt att fördela arbetet så att vårdpersonalen inte fastnar i administration, förklarar hon.

– Det finns alltid en oro att vi gör detta för att spara personal, men så är det absolut inte. Kommunikationen är viktig för att alla ska förstå sin roll i arbetet och hitta motivationen att jobba med att förändra rutiner och arbetssätt, säger hon.

Regionens fyra mål med taligenkänning

• 80 procent av alla som journalför ska använda taligenkänning år 2024.
• Satsningen ska underlätta arbetet och frigöra tid för journalförande vårdpersonal som sedan tidigare skriver in sina patientanteckningar samt för medicinska sekreterare som tidigare transkriberat diktat.
• Ökad patientsäkerhet. När vårdpersonal använder taligenkänning blir patientanteckningar tillgängliga i realtid i journalen. Det betyder att både patienten och andra vårdgivare kring patienten kan ta del av journalanteckningarna direkt efter vårdtillfället. När personen som träffat patienten själv journalför minskar dessutom risken för missförstånd.
• Förbättrad arbetsmiljö för vårdpersonal. Personalen behöver inte lägga lika mycket administrativ tid på dubbeldokumentation. Att kunna slutföra journalanteckningen direkt minskar även stressen. Dessutom innebär mindre tid vid tangentborden en minskad risk för ergonomiska problem med nacke och axlar.