Innovativ upphandling i Västerbotten

– Styrkan med förfarandet är att vi tillåts förhandla och ges möjlighet att undanröja missförstånd, och därigenom ökar förutsättningarna för en bra leverans och minskar risken för överprövning eller framtida avtalstvister, förklarar Sara Winqvist, verksamhetschef E-hälsa på Region Västerbotten.

Det digitala schema- och resursplaneringssystemet som nu upphandlas ska användas för att styra, samordna och följa upp nyttjandet av lokaler, resurser och kompetenser på ett bättre sätt. Det ska också hantera schemaläggning, ledigheter, sjukanmälningar och andra HR-frågor för Region Västerbottens omkring 10 000 anställda. Komplext, med andra ord, och just därför viktigt att regionen inte behöver låsa sig vid att veta hur alla detaljer ska se ut och beställa allting mer eller mindre exakt från första början.

Att regionen nu testar den här upphandlingsformen är ett resultat av arbetet inom ett projekt, Innovation +, som under de senaste tre åren har verkat för att utmana upphandlingsprocessen på ett konstruktivt sätt. Bland annat just genom att öka möjligheten att upphandla i förväg okända lösningar på uppkomna behov eller problem.

5 §   Ett förhandlat förfarande med föregående annonsering får användas, om

1. den upphandlande myndighetens behov inte kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar,
2. upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar,
3. kontraktet inte kan tilldelas utan föregående förhandlingar på grund av särskilda omständigheter som avser arten, komplexiteten eller den rättsliga och ekonomiska utformningen av det som ska anskaffas eller på grund av riskerna i anslutning till dessa omständigheter, eller
4. den upphandlande myndigheten inte med tillräcklig precision kan utarbeta tekniska specifikationer med hänvisning till en standard, europeisk teknisk bedömning, gemensam teknisk specifikation eller teknisk referens.