Så ska Karolinska bli ett kö-fritt sjukhus

Förbättringsarbete Karolinska har målet inställt på att bli landets första kö-fria universitetssjukhus. Ansvarig för uppdraget är Caroline Hällsjö Sander. Här är hennes bästa knep för att lyckas.

Så ska Karolinska bli ett kö-fritt sjukhus
– Det går att ändra saker och ting om man tar vara på allas engagemang, planerar och jobbar bra ihop tillsammans, säger Caroline Hällsjö Sander.

I augusti aviserade Karolinska att de siktar på att bli landets första kö-fria universitetssjukhus innan årsskiftet. I samband med detta tillträdde överläkaren Caroline Hällsjö Sander en nyinrättad tjänst som tillförordnad produktionsdirektör med ett tydligt ansvar för uppdraget.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

– Vi gick igenom en väldigt tuff tid under pandemin och innan dess hade vi enorma svårigheter i samband med flytten till nya Karolinska. Men det vi lärde oss då, och som jag nu tagit med mig in i den här rollen, är att det går att ändra saker och ting om man tar vara på allas engagemang, planerar och jobbar bra ihop tillsammans, säger hon.

Gemensam årlig plan

Caroline Hällsjö Sander förklarar att det är komplext att få alla delar i operationsprocessen att fungera smidigt. Det handlar om allt från planeringen av operationer, bemanning och vårdplatser till att jobba aktivt med köerna.

Hon berättar att de redan innan pandemin införde en gemensam 12-månaders planeringsprocess för alla opererande verksamheter med tydliga mål och en gemensam planering. Det är viktigt för att skapa ett bra flöde, både för patienten och ur ett produktionsperspektiv.

Under pandemin var man på samma sätt som många andra tvungen att prioritera operationerna och många patienter ställdes i kö. Det handlade exempelvis om ortopedi, plastikkirurgi och öron, näsa hals-operationer.

1700 röda patienter

– När vi kom ur pandemin hade vi inte en ökad kö i antal, men vi hade många som väntat längre än 90 dagar på vård. I mitten av augusti hade vi ungefär 5 000 patienter i kö, vilket kanske låter mycket. Men med tanke på att vi utför cirka 1 250 operationer per vecka så är det precis lagom för att vi ska kunna planera verksamheten på det bästa sättet, säger Caroline Hällsjö Sander.

Av dessa var dock närmare 1 700 patienter röda. De hade med andra ord väntat med än 90 dagar på operation. Det är den här kön som Caroline Hällsjö Sander fått uppdraget att jobba bort.

– Att bli ett kö-fritt sjukhus handlar om att alla patienter ska få vård inom vårdgarantin, alltså inom 90 dagar och att vi kan erbjuda nybesök inom 30 dagar, förklarar hon.

”Inte en tid tom”

Hur lyckas man då med det? Ett sätt är förstås extra insatser i form av operationer på lördagar, vilket de också har gjort. Men Caroline Hällsjö Sander konstaterar att det inte är det hållbara sättet att lösa vårdköerna. På Karolinska universitetssjukhuset arbetar de istället efter mottot “inte en tid tom”.

– När material och bemanning finns på plats för operation, då ska det finnas en patient där. Detta är något vi inte talar tillräckligt om inom svensk sjukvård. Många problem kring vårdköerna handlar om samordning, planering och uppföljning, konstaterar hon.

Några avgörande nycklar

Caroline Hällsjö Sander pekar på några avgörande nycklar för att hantera vårdköerna:

  • Planera. Det handlar om all planering, från produktionsplaneringen på den övergripande nivån ner till den detaljerade planeringen på veckobasis där man går igenom nästa veckas patienter. Det skapar ett lugn i organisationen och en samsyn som gör det lättare att prioritera, samarbeta och bemanna verksamheten utifrån de patienter som ska opereras. Glöm inte heller att följa upp, utvärdera och förbättra.
  • Jobba aktivt med kön. Vilka patienter står i kö? Är de fortfarande aktuella för operation? Och hur länge har de väntat? Caroline Hällsjö Sander poängterar att det finns ett stort värde i att kvalitetssäkra kön och jobba med den kontinuerligt, men att det också kräver god kunskap. Därför har de arbetat med operationsplanerarna, tagit vara på deras kunskap och – då det funnits oklarheter – tagit reda på fakta och sedan spridit det i hela gruppen, som är stor på Karolinska.
  • Överboka där det är tillämpligt. Tomma operationssalar är ett resursslöseri, men det händer att patienter av olika anledningar inte dyker upp. Det kan bero på sjukdom eller att de av andra anledningar fått förhinder och ger ett sent återbud. Det är vissa typer av operationer där detta är vanligare. Därför ser de till att ha en viss överbokning av patienter så att de då kan ta in en annan patient istället.
  • Samarbeta. För att en patient ska kunna opereras så behövs det även en vårdplats. Samarbete och koordinering av hela processen är därför en avgörande nyckel. Men det är även viktigt att kunna samarbeta mellan avdelningarna så att man inte behöver ställa in en operation för att någon i personalen blir sjuk.

Hur har det då gått, kommer ni att nå målet om ett kö-fritt sjukhus?

– Majoriteten av de som står i kö har fått sin operation. Idag har vi 503 röda patienter i kö, vilket kan jämföras med förra året vid den här tiden då vi hade 1460 röda patienter. Vi ligger bra till, men kommer inte att nå noll i kö i alla flöden till årsskiftet. Men att vi hoppas nå det under första delen av 2023, säger hon.

Vilka råd vill du ge till andra som sliter med vårdköer?

– Skapa ett gemensamt mål som är känt för alla verksamheter. För att nå en bra effekt måste målen vara tydliga och begripliga. Då blir det också möjligt att snabbt identifiera problem och lösa dem.

– Var tydlig med ert “varför”. Alla kan bidra om de får bli engagerade, då kommer det fram hur många lösningar och goda idéer som helst. Lyssna på de förslagen och uppmuntra varandra.

– Var också stolta över det ni gör. Gå inte ner i grottekvarnen och mal på. Titta på resultaten och synliggör att ni når de mål ni satt upp. Beröm varandra, “det här gjorde vi bra!”, tipsar Caroline Hällsjö Sander.