Riv de gamla systemen helt – och rusta för komplexitet

Kvalitetssystem Många som arbetar med verksamhetsutveckling är rädda för komplexitet. Man vill låtsas som att saker är enklare än de är, men det är att sätta krokben på sig själv. Det menar systemstrategen Lennart Wittberg - som är trött på att se hur verksamhetsutvecklare bygger nytt på en redan trasig grund.

Riv de gamla systemen helt – och rusta för komplexitet
En organisation kan i sin iver att bli mer och mer kostnadseffektivt, helt tappa bort kvalitetstänket. Foto: Adobe Stock

I en tid som är mer föränderlig än någonsin, och där olika tekniker förändras i ett accelererande tempo, växer behovet av mer flexibla processer och system. Förutsättningarna finns ofta där, det största hindret är vår egen inställning – och att man bygger fel.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

Lennart Wittberg har en lång bakgrund som strateg inom offentlig sektor. Bland annat har han jobbat på Skatteverket i många år, och han har sett hur förändringsrädsla kan ha en förlamande effekt.

Lennart Wittberg

– Det är väldigt mänskligt, för komplexa system innebär ofta att vi står inför något oförutsägbart. Det vill människor gärna undvika. Och det kan kännas bra i stunden att låtsas som att något är enklare än det faktiskt är – men verkligheten kommer ju att fortsätta vara komplex, säger han.

Gå tillbaka till kärnan

 De största riskerna med felaktiga föreställningar om verkligheten är att man helt enkelt gör fel saker på arbetsplatsen.

– Man gör saker som inte leder till de uppsatta målen, vilket ju är bortkastad tid. Jag brukar citera en systemtänkare som heter Russell Ackoff. Han sa: ”att göra fel saker bättre, innebär att man blir sämre”.

För att exemplifiera kan en organisation i sin iver att bli mer och mer produktivt och mer och mer kostnadseffektivt, helt tappa bort kvalitetstänket på vägen.

Så hur ska man då göra för att bli mer omfamnande gentemot det komplexa?

– Man måste påminna sig om huvudsyftet. Varför finns vår organisation till? Vad är det vill uppnå? Inom offentlig sektor framgår detta oftast i lagstiftningen och det kan vara bra att gå tillbaka den, säger han.

Fel att se om eget hus

I sitt arbete som rådgivare till offentliga organisationer brukar Lennart Wittberg också tipsa om att ta en titt i regeringsformen om man känner att man har tappat riktningen. Där i står syftet för hela offentlig sektor. Det handlar om individens välfärd, inte den egna organisationers välfärd.

Att så många organisationer tenderar att glömma bort det ursprungliga uppdraget tror han handlar om new public management-trenden som introducerades i Sverige på 90-talet.

– Det förhållningssättet fungerar bättre inom privat sektor. Då är det mer legitimt att fokusera mer på sin egen vinning än själva verksamheten man bedriver, men offentlig sektor ska göra nytta utanför den egna organisationen. Nu när nya mer flexibla lednings- och systemtrender har slagit igenom inom offentlig sektor, exempelvis agilt, resilient, itterativt och tillitsbaserat, byggs det ovanpå gamla statiska system och förhållningssätt.

– När man gör så blir det ännu krångligare för de anställda för att man skriver nya styrdokument men man arbetar på samma sätt som förut. Förändringen sker inte över en kafferast. Man måste vänja sig vid nya tankesätt och system gradvis, säger Lennart Wittberg.

Lösningen redan där

I sin nya bok Systemsyn i praktiken trycker Lennart Wittberg på att en organisation inte bara är en rad av formella strukturer och hierarkier. Detta behöver chefer och arbetsledare aktivt reflektera kring för att lyckas skapa flexibla verksamheter.

– I dag försöker många ta fram nya modeller för resilienta organisationer, men skälet till att många företag idag inte känner sig anpassningsbara är ju att man har byggt in hinder i verksamheten. Att man felaktigt låtsas att saker är förutsägbara och bygger strukturer utifrån det, säger han och tillägger:

– Man behöver inte lägga till ännu fler modeller. Det krånglar bara till. Vi ska plocka bort alla hinder och acceptera komplexiteten, avslutar han.

Hämtar fler artiklar
Till startsidan