Så digitaliserar du ditt förbättringsarbete

– Det som många inte tänker på är att mycket av det som redan görs ute i organisationerna är förbättringsdrivet och utgör fantastiska källor för ett mer systematiskt angreppssätt, säger han.

Men det som skiljer verksamheter från varandra är att förbättringsarbetet sker mer eller mindre strukturerat. Daniel Sten använder ett isberg som metafor för att illustrera den förbättringspotential som finns i många organisationer.

– Vissa ser bara toppen på isberget med till exempel kundreklamationer och klagomål. Men det är under ytan som de stora möjligheterna till effektiviseringar och vinster finns att tillgå. Forskning och våra egna undersökningar visar att kvalitetsbristkostnader står för i storleksordningen 10 – 30 procent av hela verksamhetens omsättning, förklarar han.

Fyra nivåer på mognadstrappan

Men för att kunna implementera ett framgångsrikt förbättringsarbete krävs först och främst en viss mognad, där man kommer till insikt om vad som behöver förbättras och hur man ska gå till väga.

Daniel Sten definierar fyra olika nivåer på den så kallade ”mognadstrappan”:

1. Vardagsrationaliseringar som löser problem av mer akut karaktär, som till exempel att åtgärda fel och klagomål.
2. Enklare förbättringsinitiativ som sker med viss regelbundenhet i vissa delar av organisationen i syfte att eliminera slöseri och skapa effektivitet.
3. Större förbättringsprojekt med struktur och metodik som engagerar fler medarbetare och med tydligt fokus på förebyggande insatser.
4. Innovation och affärsutveckling som bygger på delegering av ansvar och befogenheter samt tvärfunktionell samverkan.

Daniel Sten betonar vikten av att försöka komma till ett läge där man arbetar på alla fyra nivåer parallellt – åtminstone måste det finnas en långsiktig tanke om vart man vill komma med sitt förbättringsarbete.

– Det fungerar visserligen bra att börja i liten skala i ett hörn av verksamheten och sedan låta erfarenheterna av förbättringsinsatserna bidra till arbetet framåt. Men försök undvika att gå in i en återvändsgränd; välj metoder och verktyg som ger skalbarhet framåt och stöd i det fortsatta arbetet på alla fyra nivåer i mognadstrappan, betonar han.

Utmaningar i analog miljö

I de flesta organisationer är it-stöd och digitalisering en förutsättning för att få struktur och kunna synkronisera förbättringsarbetet. Inte minst i dag när vi har tillgång till mer information och data än tidigare samtidigt som omvärlden rör sig snabbare än någonsin och vi heller inte träffas fysiskt på arbetsplatserna i samma utsträckning som tidigare.

Att fortsätta på den analoga vägen kan vara både tidskrävande och innebära stora utmaningar, betonar Daniel Sten.

– Ett förbättringsarbete består av flöden och processer som pågår parallellt och stora mängder data. I en analog miljö blir förbättringsinitiativen ofta separerade, vilket medför att man går miste om möjligheten att synkronisera och uppnå full effekt av arbetet, säger han.

I en organisation där alla inte har samma tillgänglighet till information skapas hinder i förbättringsarbetet.

– Det kan till exempel leda till dubbelarbete när samma information måste rapporteras flera gånger, missförstånd när informationen är otydlig och interna frustrationer när medarbetare inte får den feedback eller det stöd som de behöver. Det är heller inte ovanligt att det uppstår silotänkande, där viss information endast är tillgänglig i en viss del av verksamheten och resultaten av förbättringsarbetet utvecklas åt olika håll, säger han.

Digitalt skapar överblick och insikt

Med ett analogt förbättringsarbete försvåras också möjligheterna till spårbarhet i genomförande, effekter och erfarenhetsåterföring. Förbättringar som uppnås i olika delar av organisationen uppmärksammas inte av alla och den kontinuerliga kunskapsspridningen hämmas.

Genom att digitalisera förbättringsarbetet skapas överblick och insikt som i sin tur leder till större engagemang och bättre beslut i hela organisationen, betonar Daniel Sten.

– Ett digitaliserat förbättringsarbete innebär att organisationen med hjälp av ett it-stöd får en mer sammanhängande förståelse om varför och hur man tillsammans går till väga för att förbättra arbetet. Här samlas alla aktiviteter, initiativ och information kring förbättringar i alla delar av organisationen på ett och samma ställe, säger han.

Syftet viktigare än verktyget

För att få bättre effekt och större möjligheter till rätt åtgärder i förbättringsarbetet används ofta olika koncept och problemlösningsmetoder som till exempel 8D, PDCA och DMAIC. De kan också med fördel implementeras i en digital plattform, som även kopplas till ledningssystemet.

– Digitaliseringen blir ett stöd i genomförandet av metoderna och leder till en efterlevnad som blir som en röd tråd som går genom förbättringsarbetets alla steg, förklarar Daniel Sten.

Samtidigt höjer han ett varningens finger för att lägga alltför stor vikt vid det digitala verktyg som ska användas.

– Det är inte verktyget som ska bestämma vad man ska göra, utan tvärtom låta syftet på kort och lång sikt bestämma vilket verktyg som ska användas. Syftet är målet för förbättringsarbetet och verktyget endast ett hjälpmedel för att uppnå målet, understryker han.

Närvarande ledarskap och engagerade medarbetare

För att etablera en väl fungerande förbättringskultur i organisationen krävs mer än ett digitalt systemstöd där alla mål, processer, förbättringsärenden och initiativ samlas.

Framförallt krävs ett närvarande ledarskap med deltagande chefer och engagerade medarbetare som tar initiativ, konstaterar Daniel Sten.

– Först när förbättringsarbetet blir en naturlig del av vardagen på alla nivåer i verksamheten, där stort ansvar och frihet delegerats till förbättringsteam och tvärfunktionell samverkan, läggs grunden för både eliminering av ”strulkostnader” samt fokus på strategisk innovation och affärsutveckling, sammanfattar han.

Tre steg i ett digitaliserat förbättringsarbete.

1. Utgå från strategin. Koppla förbättringsarbetet och initiativen till övergripande syfte och mål.
2. Skaffa en klar processöverblick. Förbättra förståelsen för flöden och ansvar för att skapa insikt i hur fel uppstår och var förbättringar krävs.
3. Digitalisera flöden. Samla arbetet och skapa efterlevnad av de förbättringsmetoder som valts att arbeta med.