Från känsla till fakta – så blev vårdtyngd ett strategiskt styrverktyg i Västmanland

Bakgrunden till satsningen är inte lokal utan strukturell. Precis som övriga vårdsverige står Region Västmanland inför en demografisk utveckling där andelen äldre ökar och fler lever länge med kroniska sjukdomar. Patienternas behov blir mer komplexa, samtidigt som personalstyrkan inte växer i samma takt. Att enbart räkna antal patienter räcker därför inte som styrmått. Det är skillnaden i vårdtyngd som avgör belastningen – och därmed behovet av rätt kompetens i rätt tid.

Tillsammans med vårdutvecklaren Lena Svanbom började Marita Sers ställa en avgörande fråga: Går det att använda den data som redan finns i journalsystemen för att objektivt visa skillnader i patienternas behov?

När en rundringning i landet visade att inget digitalt verktyg fanns på marknaden för att mäta vårdtyngden valde man att utveckla ett eget – i nära samarbete med systemförvaltaren Frida Ljungbjörk och applikationskonsulten och objektledaren Christoffer Öberg på regionens IT-organisation.

Utgångspunkten var tydlig: mäta det som verkligen gör skillnad. Teamet identifierade ett begränsat antal nyckelparametrar som speglar vårdtyngd, exempelvis läkemedelshantering och komplex sjukdomsbild.

– En infusion som ska beredas och administreras kräver mer tid än en tablett. Flera kroniska diagnoser innebär ofta större omvårdnadsbehov. Genom att vikta parametrarna skapades en modell som ger varje patient en objektiv poäng, berättar Marita Sers.

Testades i Västerås först

Prototypen testades i skarpt läge – först på medicinkliniken i Västerås. Sjuksköterskor fick efter sina pass bedöma om verktygets rangordning stämde med deras upplevelse.

– Vi validerade under lång tid. Om det inte stämde ville vi veta varför. Det var avgörande för legitimiteten, säger Marita Sers.

Resultatet blev ett verktyg som i realtid visar avdelningens samlade vårdtyngd – helt baserat på avidentifierad data. Vad ger det för stöd för verksamheten i praktiken? Den mest påtagliga effekten syns i vardagens beslut. När akuten till exempel ringer och vill lägga in en patient finns nu ett gemensamt underlag.

– Tidigare kunde det bli diskussioner om vilken avdelning som ”fått flest” eller vem som hade det tyngst. Nu ser vi siffrorna tillsammans, säger Marita Sers.

Verktyget används idag på 25 avdelningar i regionen för att fördela patienter mellan team, bedöma behov av extra resurser och i efterhand förklara varför bemanning justerats. Även helgpass utan chef på plats får ett objektivt beslutsstöd.

En konkret effekt är minskad friktion i arbetsgrupperna. När skattningen inte längre påverkas av individuella tolkningar minskar risken för misstro.

– Även om man inte tycker att det stämmer till hundra procent så är det i alla fall lika för alla. Det har skapat en större upplevelse av rättvisa.

Analyserar verklig data

Att man nu också till skillnad från när allt bedömdes analogt sparar datan i systemet har öppnat nya möjligheter. I stället för att minnas hur ”tung” en sommar var kan verksamheten analysera faktiska mönster.

Hur såg sommaren 2025 ut? När på året ökar vårdtyngden? Hur bör bemanningen planeras inför nästa år?

Data har också använts för att justera normerade bemanningstal. I vissa fall har grundbemanningen höjts när faktaunderlaget visat att belastningen varit högre än tidigare bedömningar.

– Det har gett oss möjlighet att skruva på bemanningen med stöd av fakta, inte känsla, säger hon.

Initiativet har uppmärksammats av Socialstyrelsen som gett flera goda exempel på produktions- och kapacitetsstyrning, men där detta var det enda helt digitala verktyget. Övriga exempel byggde fortfarande på manuell hantering.

Region Västmanland har även tilldelats Sveapriset vid Kvalitetsmässan.

Dessutom har Region Östergötland tecknat avtal för att testa modellen i sina verksamheter.

– Varför uppfinna hjulet på två ställen? Vi delar gärna med oss och de är igång och testar nu på sjukhuset i Norrköping. Det är en färdig produkt, men det krävs lite inkörning, säger Marita Sers.

Utvecklingen har skett helt internt, utan konsulter eller externa medel. 

Och den interna utvecklingsresan är inte över. Nästa steg är att integrera bemanningsdata direkt i verktyget. Då kan vårdtyngd relateras till faktisk personaltäthet.

Ambitionen är att identifiera spann där belastningen blir ohållbar – och analysera samband med övertid, sjukskrivningar och vårdskador.

– Tungt vet vi. Men tungt i relation till vad? Det är där vi vill ta nästa kliv, säger Marita Sers.

Då har vårdtyngd gått från att vara en upplevelse till att bli ett styrinstrument. Nästa steg är att göra den till en prognos.

Fakta: Det digitala vårdtyngdsverktyget

• Bygger på avidentifierad journaldata
• Mäter vårdtyngd timme för timme
• Används på samtliga vuxna somatiska vårdavdelningar i regionen
• Utvecklat internt i samverkan mellan vård och digitaliseringsstöd
• Uppmärksammat nationellt och prisbelönt