Ditt förändringsarbete kan vara onödigt: ”missar skogen för alla träd”

Något som skulle kunna definieras som ett ”wicked problem” är exempelvis att svara på hur man ska skapa en jämlik, tillgänglig, säker, kunskapsbaserad och personcentrerad vård för alla kvinnor. I satsningen ”Förlossningsvård och kvinnors hälsa 2015–2025” försökte SKR hitta svaret på den frågan.

Samtidigt följde forskare från Karolinska Institutet arbetet för att studera hur ett storskaligt förbättringsarbete fungerar i komplexa miljöer. Resultatet blev en rapport som analyserar det tio år långa arbetet.

Monica Nyström, docent i hälso- och sjukvårdsorganisation och ledning vid Karolinska Institutet, har lett forskningsarbetet.

– Målen i satsningen var väldigt öppna där regionerna fick frihetsgrader att utgå från sina egna behov. Det finns ingen enskild lösning som passar alla delar av vårdkedjan. Ska man ta med sig en lärdom är det att lära sig älska komplexiteten och inte ducka för den när man jobbar med sådana förändringar.

Hitta rätt lösning till det komplexa problemet

När jag försöker fråga Monica Nyström vad tidigare forskning säger om hur man bäst löser problem i komplexa system så är hon tydlig med att jag missat den viktigaste poängen: det finns inget ”bästa sätt”.

Hur kan man tänka för att hitta rätt lösningsmetod för sitt komplexa problem?
– Analysera och funder på vilka perspektiv som finns, vilka personer behöver involveras? Hur säkrar vi att vi får med oss alla perspektiv? Det finns också något som kallas hävstångseffekter som går ut på att redan från början välja lösningar som ger god effekt på så många områden som möjligt. Bli inte enögd utan det är viktigt att se alla färger, både högt och lågt samtidigt och få det att dra åt samma håll.

I satsningen för kvinnohälsan fanns fem gemensamma mål satta av SKR. Men hur regionerna tog sig till målsnöret fick de bestämma själva.

– Satsningen hade bra förutsättningar för att inte bli ”enögd”. Styrningen var decentraliserad medan det fanns flexibel central stöttning att få från det nationella styret. Det fanns ingen exakt plan på exakt hur det skulle gå till vilket gav regionerna möjlighet att skräddarsy lösningarna, säger Monica Nyström.

Varför är det viktigt att förstå hur man driver satsningar i komplexa system?
– Därför att väldigt många satsningar inte leder någonstans. Det finns också en utbredd förändringströtthet i organisationer. Orkar eller vågar man inte hålla i förändringsarbetet tillräckligt länge får det aldrig fäste och ger effekt.

Så undviker du ”slösiga” förändringsarbeten

Hon beskriver en vård med ”alla bollar i luften samtidigt”. Många förbättringsarbeten och organisationsförändringar pågår parallellt, ofta utan att det finns särskilt avsatta resurser eller personal för förändringsledning.

– Det tar enorm energi att ständigt springa på nya enskilda bollar. Vården behöver ta mer strategiska grepp och synka kvalitetsarbetet, så att samma insats kan ge effekt på flera områden. Det handlar inte om att göra mer, utan om att se helheten och sy ihop både tidigare och pågående förbättringsarbeten. Att dessutom hitta kombinerande insatser som samtidigt kan förbättra vårdens kvalitet, effektivitet och personalens arbetssituation är optimalt.

Exempelvis kan det handla om att se hur en satsning tänkt för arbetsmiljön kan förbättra patientsäkerheten.

– Vi hjälpte i ett tidigare projekt en FoU-enhet och en grupp kommunala äldreomsorgschefer som upplevde att de drunknade i nya direktiv och satsningar samtidigt som de skulle värna och förbättra verksamhetens kvalitet. När vi backade och tillsammans analyserade vad som faktiskt pågick såg de den röda tråden, säger Nyström och fortsätter:

– Från nationella direktiv – ned till aktiviteter inom kommunen och enheten – uppfyllde de redan många krav. Grunden fanns på plats. Att starta ett nytt projekt hade i detta fall varit slöseri med tid och energi. Fragmentisering kan göra att man inte ser skogen för alla träd.