Taligenkänning gör VGR redo för Millennium

Sedan hösten 2022 använder Västra Götalandsregionen, VGR, taligenkänning för att dokumentera i realtid. Fördelarna är många. Det går snabbare och sparar tid för medarbetarna, journalanteckningarna kommer direkt in i systemet och utskriftsköerna för diktat är numera ett minne blott.

– Som patient kan du se dina journalanteckningar direkt på 1177 och det innebär en enorm vinst för patientsäkerheten, säger Karin Looström Muth, hälso- och sjukvårdsutvecklingdirektör på VGR.

Börjar träna redan nu

Taligenkänning innebär att man pratar in texten direkt i systemet, istället för att använda tangentbordet. Taligenkänning är också en funktionalitet som stöds i journalsystemet Millennium som successivt ska börja införas i VGR i slutet av året.

– Eftersom det nya journalsystemet bygger på realtidsdokumentation ville vi redan nu börja träna oss på att jobba på det sättet så att vi är förberedda. Det är en teknik som funkar bra här och nu, men i det nya systemet kommer det att bli ännu bättre, förklarar Karin Looström Muth.

Hittills har 11 500 medarbetare registrerat sig som användare i systemet. Drygt hälften, 5 600, är aktiva användare, vilket innebär att de använder taligenkänning regelbundet.

Största vinster för de som skriver själva

Eftersom det nuvarande journalsystemet inte är anpassat för taligenkänning är det framför allt de grupper som själva skriver in text som idag märkt störst nytta med realtidsdokumentation.

– De som skriver stora mängder text, sjuksköterskor, psykologer, arbetsterapeuter och i viss mån även läkare, ser de största vinsterna. Men även patologer och andra som skriver svar och utlåtande på ett mer standardiserat sätt har stor nytta av tekniken, säger Karin Looström Muth.

För de som vanligtvis dikterar och har stöd av en medicinsk sekreterare för att journalföra, innebär taligenkänningen större förändring i arbetssätt och rutiner. Taligenkänning ställer högre krav på att läsa in texten på ett sätt som är anpassat efter strukturen i det befintliga journalsystemet. För läkare innebär det att de exempelvis måste tala in information kring återbesök, prover och annat som den medicinska sekreteraren tidigare hanterat.

– I vårt nuvarande system kan det upplevas lite krångligt och kräver att man jobbar med röstkommnadon för att röra sig i journalstrukturen, men det kommer att bli enklare i det nya journalsystemet, säger Karin Looström Muth.

Hamnar inte i några utskriftsköer

Den stora fördelen är att informationen i patientjournalen inte hamnar i utskriftsköer utan blir tillgänglig direkt, för både sjukvården och för patienten. Det ger patienten bättre möjlighet att vara delaktig i sin vård, men innebär också en ökad patientsäkerhet eftersom personalen har direkt tillgång till de allra senaste journalanteckningarna.

Dessutom minskar det administrativa arbetet. Det går ofta snabbare att producera text genom att prata in texten. Dessutom kan man använda sig av mallar och standardiserade formuleringar.

– Medarbetarna kan istället lägga mer tid på att möta patienten, lösa svåra vårdärenden eller beslut eller andra administrativa uppgifter, konstaterar Karin Looström Muth.

Samspel mellan lokal och central nivå

I införandet av taligenkänning har VGR haft en central projektorganisation som varit en sammanhållande kraft i arbetet. Införandet på lokal nivå har drivits som lokala införandeprojekt.

Den här växelverkan mellan den centrala och de lokala projektorganisationerna har varit en framgångsfaktor, enligt Karin Looström Muth.

– Hur man använder sig av taligenkänning och hur det passar kan se väldigt olika ut i olika typer av verksamheter och yrkesgrupper. Det är en viktig lärdom. Därför är det viktigt att införandet sker på lokal nivå så att man kan använda det på det sätt som är mest värdeskapande. Men det behöver även finnas en central organisation som kan sprida lärdomar och goda erfarenheter.

Finns vana att tala in text

Rent praktiskt är erfarenheterna av att prata in text, istället för att skriva, positiva. Det har inte inneburit några större problem för användarna, enligt Karin Looström Muth.

– Många är ju vana att använda taligenkänning och röstkommandon i vardagen, i bilen eller för att styra appar på mobiltelefonen. Teknikutvecklingen påverkar oss i vardagen och det blir naturligt att utvecklingen följer med in i arbetslivet. Digitala arbetssätt är dessutom avgörande för att vården ska klara framtidens utmaningar, poängterar Karin Looström Muth.

Fyra lärdomar

Här är några av de viktigaste lärdomarna från införandet som Karin Looström Muth vill tipsa om:

1. Se till att ha bra uppföljningsverktyg. Att kunna följa hur många som använder systemet och hur aktiva de är är värdefull information för att ge rätt stöd i arbetet.
2. Driv projektet både centralt och lokalt. Se till att verksamheterna får förutsättning att själva genomföra projektet lokalt. Men se även till att det finns en central funktion som håller ihop arbetet och skapar nätverk för lärande och erfarenhetsutbyte.
3. Involvera facket. Se till att ni har en bra facklig dialog och hittar sätt att utveckla de nya arbetssätten gemensamt.
4. Fokusera på det värdeskapande. Taligenkänning är en generell teknik som kan användas på olika sätt i olika typer av verksamheter och yrkesgrupper. Låt verksamheterna själva hitta de arbetssätt som fungerar i deras verksamheter och vårdprocesser.