De bygger kvalitetskultur – med ”kulhjul”

Praktikertjänst är ett kooperativ bestående av olika fristående enheter. Chefer är alltid nära den dagliga verksamheten. Det innebär en strukturell fördel för att arbeta med innovation ”från marken”.

– Vissa saker går jättesnabbt att förändra, samtidigt som vi har vissa övergripande ramar för hur vi ska bedriva vårt kvalitetsarbete.

På Östra Hälsan arbetar verksamhetschefen Sara Warnquist mycket med individuella möten mellan chef och medarbetare. Under samtalet diskuteras hur medarbetaren mår, hur arbetsbelastningen ser ut och om något behöver förbättras för att underlätta arbetet.

– Det viktiga är att lära känna varandra och börja bygga en relation för att medarbetaren också ska känna sig sedd och lyssnad på, säger Sara Warnquist.

Särskilt nya medarbetare kan ha svårt att direkt ta plats i grupp och komma med förbättringsförslag inför kollegor. Då fungerar de individuella mötena som ett sätt att bygga förtroende och få syn på drivkrafter, intressen och utvecklingsidéer. För nya medarbetare kan samtalen handla om mycket konkreta frågor, som schemaläggning eller patientarbete. För mer erfarna medarbetare blir fokus ofta hur arbetet kan fortsätta kännas utvecklande och meningsfullt även efter många år i yrket.

– Det är nästan som ett slags löpande mentorskap.

En viktig poäng är att mötena är återkommande och förutsägbara. Medarbetarna vet att det alltid finns en tid för frågor, vilket gör att det inte behöver byggas upp eller bli laddade. Dialogen blir en normal del av arbetet, vilket kan bidra till både trygghet och bättre arbetsmiljö.

– Man behöver aldrig boka tid med någon. Man vet ändå att den där tiden kommer.

Arbetet med medarbetarengagemang börjar redan i rekryteringen.

– Vi vill gärna att alla som kommer in ska bidra och att man har rätt bild av vad det är för arbetsplats. Här jobbar vi inte för våra egna områden utan för det gemensamma, säger Sara Warnquist.

Målet är inte att hitta en viss personlighetstyp, utan att skapa förståelse för att verksamheten bygger på lagarbete och gemensamt ansvar. Medarbetarnas egna drivkrafter ses som en viktig resurs i utvecklingsarbetet.

– Om de jobbar med saker som de brinner för så blir det roligt för dem. Och då blir det bra för mig – och bra för patienten. Det blir en win-win-win, säger Sara Warnquist.

Men kvalitetskultur handlar inte bara om formella möten och arbetsplatsträffar. Sara lyfter också fram värdet av att skapa sociala sammanhang och lättsamma aktiviteter i vardagen. Det kan handla om allt från pingisturneringar och tipstävlingar till små säsongsaktiviteter i fikarummet. Ett exempel är att utse “årets kaka” genom att låta medarbetarna rösta på olika kakor under en vecka.

Det kan låta enkelt, men Sara menar att sådana inslag fyller en viktig funktion.

– Att träna på att leka med varandra är också att träna på att kommunicera och samarbeta. Det finns en massa värden i det där lilla enkla. Bara att man ser varandra.

Även de mjukare kulturfrågorna kräver planering. Precis som en verksamhet har årshjul för kvalitetsarbete, hygienronder eller brandskydd, behöver det finnas en plan även för sådant som bygger trivsel och gemenskap.

– Jag brukar säga att vi har ett kulhjul i stället för bara ett årshjul, säger hon.

Tanken är att aktiviteter kopplas till olika delar av året – som semlor på fettisdagen, påskinslag i fikarummet eller julaktiviteter – så att de inte blir slumpmässiga utan en medveten del av verksamhetskulturen.

– Många organisationer gör det svårt för medarbetare att komma med förslag. Börja med små steg och ha enkla kanaler för att fånga upp idéer.