Tre steg för att fånga initiativ och en inställning som ”flyttar berg”

– Vi har digitala förslagslådor där alla kan lämna in antingen frågor eller förslag. Där kan vi få allt från idéer som att skriva ut dubbelsidigt i stället för enkelsidigt till frågor om vilka tolkar vi i dagsläget använder.

En vårdavdelning på Norrtälje sjukhus slogs av att så många gick vilse i lokalerna trots att lokalerna var förhållandevis små.

”Fanns pilar som bara ledde runt och runt”

– På deras initiativ undersökte de saken och insåg att skyltarna ofta visade fel. Exempelvis kunde vissa skyltar leda till avdelningar som inte längre fanns och andra pilar ledde bara runt och runt utan att leda någon vart.

Funderingen ledde till att fler avdelningar inom Tiohundra undersökte sina skyltsystem och att det också blivit ett större övervägande när nya lokaler planeras. Helena Hvitfeld kommer ihåg initiativet som ett bra exempel på att bra lösningar och idéer ofta kan skapa nytta i flera delar av organisationen.

– Närmsta chef bemöter sedan förslagen och frågorna. Skulle chefen sakna mandat för förändringen eller inte kunna svara så går idén vidare till oss på innovation och utveckling.

Skulle det vara så att Helena Hvitfeld team inte heller kan svara så deligerar de vidare frågan till berörd enhet.

– Steg två är att idéerna och frågorna ska bearbetas. Mycket av förbättringsförslagen går att slussa tillbaka till verksamheterna och eventuellt koppla in extra expertis, så som it, ifall att det skulle behövas.

Så ser gruppen ut som tar emot förslagen

De förslag som är mer tids- och resursomfattande eller berör flera delar av organisation landar på Helena Hvitfelds bord. En tvärprofessionell beredningsgrupp kollar sedan igenom förslaget.

– Arkitektur, it, ekonomi, kvalitet, hållbarhet… Vi har många kompetenser i gruppen som kollar igenom förslagen och skriver ihop en SWOT-analys för projektet.

Sista anhalten i trestegsraketen är projektutskottet som bland annat består av vd och ledning som fattar ett beslut om när, hur och ifall ett projekt ska genomföras.

– Utanför det formella ledet finns också spontana förslag som kan genomföras utan alla stegen för att inte ta död på bra idéer på grund av formalia.

Skala för små organisationer

När Helena Hvitfelds hör hur andra arbetar med att fånga upp initiativ slås hon av att det ofta är snarlikt deras eget system.

– Oavsett hur stora man är så går det att skala den här processen. Det viktiga är att medarbetare kan äga förändringar men samtidigt få stöd från centrala resurser som kan avlasta verksamheten.

Systemets mål är att få en överblick över idéerna som kommer in, se till att förslag inte tappas bort och undvika dubbeljobb genom att slå ihop liknande förslag och inspireras av föregångare.

Att jobba med förändringar trots stram budget

Sedan finns det utmaningar, så som att arbeta med de resurser som finns och få ekonomin att gå ihop utan att prioritera bort initiativ.

– Även om vi saknar medel till att utveckla nytt kan vi förnya det vi har. Vi kan aldrig sluta lyssna till förslag för då missar vi möjligheter att göra vård och omsorgen bättre för personal, brukare och patienter. Det kan vara små grejer och är man duktig på att samla ihop dem så kan man flytta berg till slut.