Allas olikheter är styrkan i förbättringsarbetet
Förbättringsarbete Från ett medarbetarengagemang i botten till toppnoteringar – på bara två år. Så här har medarbetarna på Specialistmottagningen i Motala lyckats vända en verksamhet i kris.
Capio Specialistvård Motala tar emot patienter inom kirurgi, ortopedi och hud via vårdavtalet med Region Östergötland. För två år sedan började Neda Kusljic som enhetschef på mottagningen, som chef för två arbetsgrupper.
Snart märkte hon av en skillnad mellan grupperna. Den ena gruppen fungerade bra, var självgående, hade högt i tak och visade stort intresse för att förbättra och utveckla verksamheten. Den andra präglades av missnöje, irritation, stress och dålig stämning.
Svart på vitt
Den årliga medarbetarmätningen, Employee Net Promoter Score, bekräftade det som alla kände. Metoden används för att ta reda på hur villiga medarbetare är att rekommendera sin arbetsplats, men även deras lojalitet och engagemang.
Den gruppen som präglades av missnöje och lågt engagemang hamnade så långt ner på skalan som man kunde komma – de fick ett index på 0 av 100.
– Det visade svart på vitt att det fanns stora utmaningar i gruppen. 77 procent uppgav att samarbetet inte fungerade bra. Det blev en konkret sak att jobba med, berättar Neda Kusljic.
Fokus på samarbete
Neda Kusljic bestämde sig för att lägga mycket tid på att jobba med gruppen, med fokus på samarbete, gruppdynamik och att minska stressen.
– Ett resultat på noll, det var ett tufft utgångsläge. Men jag var övertygad om att vi skulle lösa det. Jag insåg att vi skulle vara tvungna att lyfta på alla tunga stenar, och att det skulle göra ont. Men min styrka är kanske att jag är bekväm med att vara obekväm, säger hon.
I samtalen kring resultaten kom de själva fram till att det saknades tydlighet i rutiner, arbetssätt och prioriteringar. De hade även olika förväntningar på sitt arbete, vilket skapade både stress och irritation.
Under året har de jobbat mycket med att tydliggöra arbetet, förväntningar och rutiner. Hur kan de utnyttja dagen bäst? Hur ska de prioritera dagar när det är kort om folk? Vad kan alla göra för att det ska kännas lugnare?
Behöver både ugglor och lejon
Dessutom pratade de om spelregler. Hur vill de att det ska vara på arbetsplatsen? Hur påverkar de varandra? Vad är okej att säga? Är det okej att komma och gnälla? Och hur kan de ta ansvar för sitt eget självledarskap?
Neda Kusljic berättar att hon även genomförde en enkel personlighetsövning för att öppna ögonen för varandras olikheter. Alla fick först beskriva vad som karaktäriserar de olika djuren uggla, lejon, åsna och sankt bernhardshund. Därefter fick de själva placera sig vid det djur som de tycker att de liknar mest.
– Det är en rolig övning, inte särskilt vetenskaplig, men den blir en ögonöppnare. Vi har lärt oss se varandras olikheter som styrka, i stället för svaghet och irritation. Ibland måste vi vara lejon, men vi behöver även ugglor som tänker efter och åsnor som slår bakut ibland.
Förståelse för varandra
Neda Kusljic har även infört gemensamma morgonmöten på mottagningen för båda arbetsgrupperna. Där träffas alla medarbetare och går igenom dagen tillsammans. Här kan de även diskutera olika utmaningar och ta tag i saker som inte fungerar.
– Det ger en bättre helhetsförståelse och en insikt i varandras arbete, konstaterar hon.
Förändringen är påtaglig
När de nya resultaten från medarbetarundersökningen kom i slutet av förra året blev det en skön bekräftelse på att insatserna gett resultat. Båda grupperna hade tagit stora steg framåt i sina resultat och den grupp där engagemanget i den tidigare undersökningen var på noll hade nu resultatet ökat till hela 89 poäng.
– Det var ju extremt roligt, men det ger mig samtidigt lite panik. Hur ska vi kunna hålla den här siffran uppe? säger Neda Kusljic, men poängterar samtidigt att hon inte var förvånad över resultatet.
– Det märks i gruppen att något har hänt. Samarbetet är bättre och man har en större acceptans för att personer är olika.
Utvecklar smartare arbetssätt
Även den andra gruppen förbättrade sina resultat, från 49 till 69 poäng. Hennes fokus i den gruppen har handlat om att bygga vidare på det som redan fungerar bra, att uppmuntra det driv som finns för teamarbete och ständiga förbättringar. Där har hon sett till att de kan fortsätta att utveckla smartare arbetssätt och som gynnar både patienter och verksamhet.
Bland annat har de utvecklat en ny metod för att kunna ge patienter en högre sedering vid koloskopi där de tidigare var tvungna att ge narkos. Sjuksköterskor även fått delegering för att utföra vissa ingrepp som läkare gjorde tidigare. På samma sätt har även undersköterskor byggt på sin kompetens för att exempelvis kunna gipsa eller assistera vid operationer.
– Det har varit bra för patienterna och utvecklande för personalen. Jag tror på frihet under ansvar, att alla kan vara med och påverka och att vi löser saker tillsammans. Jag tror att det gör att man växer, säger Neda Kusljic.
Vilja att förändra
Hon poängterar att styrkan i båda grupperna är att de alla har en vilja att det ska bli bra. De vill vara en välfungerande grupp och att fokus alltid ska ligga på patienten.
Neda Kusljic har tidigare arbetat som chef på Ikea och kom närmast från ett chefsjobb på en tandläkarmottagning. Hon konstaterar att sjukvården är annorlunda, men inspirerande och att hon trivs väldigt bra. Här kan man göra skillnad på riktigt.
– Det är ett glatt gäng med stort hjärta och engagemang. Vi skrattar mycket och har roligt tillsammans. Och vi är ett väldigt bra team som alltid hjälps åt, även de riktigt tuffa dagarna.
