Modigt ledarskap lyfte avdelningen ur krisen

På Kirurgavdelning 8 på Västmanlands sjukhus i Västerås tar man emot patienter som behöver operationer i övre delen av buken, men även traumapatienter och sådana som behöver akutkirurgi.

– Det är högt tempo, det händer mycket och vi har ofta svårt sjuka patienter. Vi jobbar i team där vi är beroende att samarbetet fungerar bra, säger Tina Gustafsson som är enhetschef på avdelningen.

Som ett sjunkande skepp

Idag är Kirurgavdelning 8 en attraktiv arbetsplats dit medarbetare gärna söker sig. Men för sex år sedan var verkligheten en helt annan. Då var det en verksamhet i kris, avdelningen liknades vid ett sjunkande skepp.

Arbetsbelastningen var hög och det fanns endast sex fast anställda sjuksköterskor, resten var bemanningspersonal. Om man jämför det med dagens 38 sjuksköterskor, så kan man ana hur arbetsmiljön såg ut.

Med så få fast anställda var det svårt att driva ett systematiskt förbättringsarbete och det påverkade även patientsäkerheten negativt.

Tackade först nej

Dessutom fanns det ett stort missnöje bland personalen. Efter en konfliktfylld omorganisation av kirurgkliniken avgick chefen på Kirurgavdelning 8. Och att rekrytera en ny chef gick trögt.

Tina Gustafsson, som då arbetade som specialistsjuksköterska på avdelningen, fick frågan om inte hon skulle ta jobbet – men tackade nej.

– Avdelningen hade väldigt dåligt rykte, ingen ville jobba här. Jag var inte alls intresserad av att bli chef. Men jag blev övertalad att ta det medicinska ansvaret – för att säkra patientsäkerheten. Så småningom fick jag mer och mer ansvar och ett år senare gick jag med på att ta chefstiteln.

Motarbetad och hotad

Men att gå in som chef över en avdelning där missnöjet var så stort – dessutom som chef över sina gamla kollegor – var kämpigt. Tina Gustafsson beskriver hur hon blev motarbetad av gruppen, hon uppfattades som en svikare och att hon till och med blev utsatt för mobbning.

– Det var hemskt, men jag lyckades på något sätt vända det till bränsle. Och när medarbetare såg att jag ville kämpa för att det skulle bli bättre så fick jag fler och fler med mig, berättar hon.

Den stora vändningen kom efter en workshop där hela kirurgkliniken med drygt 400 medarbetare samlades under en dag för att rensa luften. Under ledning av företagshälsovården Regionhälsan fick alla medarbetare samtala om arbetsmiljön i smågrupper. Under samtalen tog man upp frågor som ”vad har vi för problem, vad behöver vi jobba med och vad prioriterar vi”. Regionhälsan sammanställde sedan resultaten.

– Det blev ett tillfälle där alla fick berätta om hur de upplevde arbetsmiljön. Det kom upp allt från kränkande särbehandling och dåligt ledarskap till bristande rutiner, berättar Tina Gustafsson.

Tydlighet och teambygge

Därefter gjorde Tina Gustafsson en liknande övning för medarbetare på avdelning 8. Där kom det fram ett antal förbättringsområden som de sedan har betat av, ett i taget.

Första steget var att ta tag i problem med kränkande särbehandling, att samtala om vad det är och tydliggöra rutiner för att hantera det i vardagen.

Andra områden som de jobbat med är:

• Rutiner och arbetssätt. Vilka rutiner finns, vilka saknas? Vilka kan tas bort?
• Struktur för möten. Vilka möten behövs, hur ska de vara strukturerade och vilka är med?
• Roller och ansvarsområden. Vad förväntas av mig som undersköterska respektive sjuksköterska? Vad ingår i mina arbetsuppgifter? Och hur kan vi stärka varandra inom respektive ansvarsområde? När alla vet vad de förväntas göra minskar också stressen i gruppen som helhet.
• Kompetensutveckling. Höjer självsäkerheten och ger tryggare medarbetare.
• Teambygge. Se till att bygga teamet så att medarbetarna kompletterar varandra, att rätt person hamnar på den plats där de kan bidra på bästa sätt.

Rekrytera rätt personer

Kirurgavdelning 8 har under den här tiden även minskat beroendet av hyrpersonal. Idag har de enbart fast anställd personal – ingen hyrpersonal överhuvudtaget. Men i det arbetet har de inte bara fokuserat på att rekrytera, utan även se till att rekrytera rätt personer – som stärker teamet och som passar in i verksamhetens kultur.

– Det har till och med hänt att vi tackat nej till jobbkandidater eftersom de inte stämt in på de behov som vi har, berättar Tina Gustafsson.

De har även jobbat mycket med sin image, hur vill de att andra ska uppfatta dem som arbetsplats, hur låter de i telefonen, hur bemöter de patienterna? Kliniken har till och med tagit fram en egen logga.

Har roligt tillsammans

Dessutom ser de till att fira alla “födelsedagar” som undersköterskans dag, ledarens dag och medicinska sekreterarnas dag. Då firar de och ger även utrymme för yrkesgruppen att visa upp sitt arbete.

– Det är viktigt att känna att vi hör ihop, att vi har en gemenskap och även har förståelse för varandras arbete. I det ingår också att göra reklam för oss själva, att vi hörs och syns och är stolta för det arbete vi gör, förklarar Tina Gustafsson.

Skillnaden nu och för sex år seden är stor. Idag är det inga problem att rekrytera personal, många söker sig till dem utan att de ens behöver gå ut med en annons.

– Det är en fin avdelning, man märker hur det blomstrar här. Alla vill så mycket och är engagerade i att hela tiden förbättra, berättar hon.

Aldrig ensam i uppdraget

Samtidigt poängterar Tina Gustafsson att förändringen tagit tid och att det krävs ett enormt tålamod att genomföra en sådan här förändring. Dessutom har hon haft ett stort stöd i sin biträdande enhetschef Hanna Hassel, som hon numera delar ledarskapet med.

– Vi är ett bra team och det känns bra att vi nu delar ledarskapet. Vi har jobbat otroligt hårt under de här åren och att vara två ger mig mer tid att göra andra saker, säger Tina Gustafsson.

Tina Gustafsson tror att det är viktigt att vara sig själv som ledare, att våga bjuda på sig själv, men även att våga visa sina brister och svagheter – att visa att det är mänskligt att inte alltid vara på topp. Hon beskriver sig själv som modig i sitt ledarskap och tror att det är viktigt att våga ta risker, men även att vara väldigt närvarande och se sina medarbetare.

”Hur hade Gert gjort”?

Tina Gustafsson har också fått mycket uppmärksamhet för sitt arbete och nyligen utsågs hon till vinnare av Guldkransen, Livo:s utmärkelse till ledare inom vård och omsorg.

Hennes egna stora ledarskapsförebild är hennes “barbapappa”, den pappa hon växte upp med från det hon var åtta år och som var chef för en konsumbutik i Hallstavik.

– Jag tänker ofta, “Hur hade Gert gjort?”. Hans sätt att bemöta människor, att vara både bestämd och lyhörd, den tillit han visade till personalen och hur han alltid satte kunden först har inspirerat mig. Han var också min första chef och nu i efterhand inser jag att jag lärt mig otroligt mycket av honom, säger Tina Gustafsson.

Tips till andra ledare:

1. Var dig själv. Agera som en förebild, och visa att du lever som du lär.
2. Visa trygghet och se till att ni alltid har patienten i fokus – att ni vet varför ni är där.
3. Led med tillit. Var tydlig med förväntningar och ge medarbetarna förutsättningar att växa och utvecklas i sina uppgifter. Lita på att de gör ett bra jobb.
4. Var modig. Våga testa, gå utanför boxen och hitta nya lösningar eller arbetssätt. Var också modig inför dina egna chefer, tro på dina medarbetare.