Rätt vårdplats är mer än en siffra: ”Kan inte bara titta på vårdplatser rakt av”

– Man kan inte bara titta på vårdplatser rakt av, säger hon.

Hon tar ortopedi och hjärtsjukvård som exempel. En vårdplats är inte automatiskt utbytbar mot en annan. En ortopedisk patient kan inte utan vidare vårdas på en hjärtavdelning. Därför behöver planeringen bli mer träffsäker än så.

Enligt Caroline Hällsjö Sander är utvecklingen resultatet av ett långsiktigt och strategiskt arbete.

– Det handlar om fler egenanställda, klok administration och god kapacitetsstyrning.

Personalfaktorn som fått effekt

Historiskt har bristen på sjuksköterskor ofta varit den begränsande faktorn för hur många vårdplatser som kunnat hållas öppna. När Region Stockholm arbetat med att minska beroendet av inhyrd personal har det därför fått betydelse för mer än bemanningssiffrorna.

– Vi ser att det blir bättre vård när vi har den kontinuitet som egenanställda medarbetare kan ge, säger Caroline Hällsjö Sander.

Hon kopplar också fler egenanställda till bättre planering över året. Under perioder med mer inhyrd personal var det svårare att få täckning vid exempelvis semestrar, vilket gjorde situationen mer slitsam och påverkade kapaciteten negativt.

Samtidigt handlar arbetet inte bara om att rekrytera. En del administration är nödvändig i sjukvården, till exempel journalföring och registrering i kvalitetsregister. Men andra uppgifter kan enligt Caroline Hällsjö Sander organiseras klokare.

Om en repetitiv administrativ uppgift måste göras, men inte kräver vårdkompetens, försöker regionen i större utsträckning lägga den på administrativ personal. Syftet är att frigöra mer vårdkompetens närmast patienten.

Så ser man på beläggningsgraden

Den tredje delen – kapacitetsstyrningen – är den som tydligast handlar om att styra efter patienternas behov. Caroline Hällsjö Sander beskriver det som en kombination av planering, uppföljning och lärande. Vårdplatsernas antal, typ och placering behöver löpande justeras utifrån hur behoven faktiskt ser ut.

Sommaren är ett tydligt exempel. Då ska medarbetare och chefer kunna få semester och återhämtning, samtidigt som vården behöver hålla en tillräcklig kapacitet. Halksäsong och infektionssäsong är svårare att förutse exakt. Man vet att trycket kommer under vinterhalvåret, men inte alltid när.

– Vi tittar på beläggningsgrad mer granulerat och arbetar aktivt med att styra vårdplatskapaciteten utifrån patienternas behov.

Ett viktigt verktyg är data. Inom sjukhusvården kan ledningen följa bland annat hur många patienter som väntar på akutmottagningarna, hur många som väntat mer än fyra eller åtta timmar, hur många inskrivningsbeslut som finns och hur beläggningsgraden ser ut. Det går också att se planerade operationer och hur många patienter som väntas skrivas ut.

– Vi har data i princip i realtid när det gäller inskrivna på sjukhusen, säger Caroline Hällsjö Sander.

Förvaltningschefer och sjukhusdirektörer möts två gånger i veckan för att skapa en gemensam lägesbild. Där rapporteras läget i rött, gult eller grönt. Rött betyder att man behöver hjälp av någon annan, gult att läget är ansträngt men hanterbart i den egna verksamheten.

Systemperspektiver avgörande för att ha koll på läget

Men även ett grönt läge på systemnivå betyder inte att belastningen är jämn överallt. Sjukvård präglas av fluktuationer. Plötsligt kan många patienter komma in samtidigt, eller ett visst flöde bli hårt belastat.

Då blir systemperspektivet avgörande.

– Det är väldigt sällan alla enheter är maxbelastade samtidigt. Därför behöver vi ha de här avstämningarna så att vi kan hjälpa varandra ifall det blir väldigt högt tryck på en enhet.

För Caroline Hällsjö Sander är detta också en ledningsfråga. När toppar uppstår går det inte alltid att förhindra dem, men det går att göra dem kortare och lättare att hantera för dem som står närmast patienterna. Där spelar omfallsplaner, eskaleringsvägar och samarbete mellan enheter en viktig roll.

Hon menar att vården ofta har varit bra på att optimera den egna enheten. Men patientens väg genom sjukhuset följer sällan organisationsschemat. En patient kan vara beroende av akutmottagning, operation, anestesi, vårdavdelning och flera kliniker samtidigt.

När de delarna inte hänger ihop blir systemet trögt. Det påverkar både patienterna och personalen.

– När vi lyckas med samordningen ökar kvaliteten till patienterna och arbetsmiljön förbättras enormt.

Samtidigt betonar Caroline Hällsjö Sander att arbetet inte är färdigt. Patienternas behov förändras genom demografi, säsongsvariationer och nya behandlingsformer. Därför behöver planeringen fortsätta utvecklas.

– Det här är ett ständigt pågående arbete. Det går aldrig att sluta.