Digital färdplan pekar ut riktningen på Södersjukhuset

– Det är ett av mina favoritämnen att prata om. Vi ser att vi kan skapa stor nytta för både patienter och medarbetare genom digitaliseringen, berättar hon.

Stora utmaningar

Samtidigt är utmaningarna i vården stora. Infrastrukturen är eftersatt, decentraliserad styrning innebär att både sjukvården och teknikutvecklingen är fragmenterad. Det finns många olika system som inte pratar med varandra och många medarbetare upplever att administrationen har blivit allt tyngre att hantera.

Dessutom befinner sig det enskilda sjukhuset i en regional kontext som man även behöver ta hänsyn till i den digitala utvecklingen.

– Det är en svår sits att hantera. De digitala stöden är viktiga, men det måste vara enkelt och vi måste satsa på de verktyg som gör mest nytta i verksamheten, förklarar Emma Ekerdal Loven.

Färdplan för den digitala resan

På Södersjukhuset har man tagit sig an den digitala utmaningen genom att ta fram en digital färdplan för hela verksamheten. Digitalt först, är namnet på projektet som engagerat hela sjukhuset, och målet är bättre kvalitet och mer tid för patienterna. Arbetet har riktat in sig på utveckling av arbetssätt, system och teknik.

Via så kallade digironder och workshops har projektgruppen samlat in verksamheternas olika behov av digital utveckling. Arbetet har skett i tvärfunktionella team där man samlat läkare, projektledare, medicinsk kompetens, IT och kommunikation.

– Vi har fått in drygt 800 olika behov från de olika verksamheterna. Det var viktigt för oss att fånga in de verkliga behoven som finns ute i verksamheten, att inte vi själva sitter och tror en massa saker, berättar Emma Ekerdal Loven.

Enklare och mindre risk för fel

Behoven visar också på ett mönster. Medarbetarna vill minska dokumentationen, att den manuella hanteringen av information som idag knappas in i flera olika system förenklas och automatiseras. Det är viktigt både för att minska den administrativa tiden, men även ur ett patientsäkerhetsperspektiv i och med att det även minskar risken för fel.

Andra områden där det finns behov av digitalisering är i vårdplaneringen – att planera produktionen, fördela resurser, simulera och synliggöra patienternas flöden i organisationen.

Kommunikationen, både mellan medarbetare och med patienter och anhöriga, är det tredje området där digitala stöd kan underlätta och frigöra tid i arbetet.

Frustrerande ibland

Digitala möten är ett exempel där vården kan göra stora förbättringar och som SÖS redan innan pandemin testade i ett pilotprojekt på den handkirurgiska enheten. Utvärderingen visade att en läkare kunde genomföra tre digitala möten på samma tid som två fysiska. Men trots att själva mötet med patienten blev kortare så tyckte både läkare och patienter att kvaliteten i mötet också blev mycket bättre.

– När patienten var i sin hemmiljö kunde de visa och ge en bättre bild av sina problem än de kunde i ett fysiskt möte på sjukhuset, berättar Emma Ekerdal Loven.

Alla hundratals behov som kom fram i projektet har nu kategoriserats i 115 olika utvecklingslägen som verksamheten ska jobba i riktigt mot. Det kan exempelvis vara att möta patienter och anhöriga digitalt, digital produktionsplanering eller ett snabbt och enkelt sätt att arbeta med innovationer.

– Arbetet har tagit tid, det kom ju dessutom en pandemi emellan. Visst är det frustrerande ibland, men jag tror att det är viktigt att ha tålamod i ett sådant här långsiktigt arbete.

Digitala medarbetare

För att ändå se att arbetet går framåt har de gjort en del mindre projekt, ”plockat lågt hängande frukter” som Emma Ekerdal Loven uttrycker det.

Bland annat har de testat att koppla ihop medicinteknisk utrustning som övervakar vitalparametrar för en patient med journalsystemet, så att dessa värden går in i journalen automatiskt. I ett annat projekt har de tagit fram lösningar för att få tillgång till medicinska riktlinjer i mobila enheter. Dessutom har de testat lösningar för digitala medarbetare.

– Det är mjukvara som arbetar i bakgrunden i systemen, men som kan vara ett stöd i beslutsfattande eller användas för att flytta information i eller mellan olika system. Här finns en superstor potential att effektivisera arbetet så att vårdpersonalen kan lägga mer tid på patienten.

Spårbart ner till minsta post it-lapp

Färdplanen, där man även tydliggjort ansvar för planering och genomförande av utvecklingsarbetet, har antagits av sjukhusledningen som står bakom färdplanen till 100 procent.

– Ledningsgruppen har varit positiv och stöttande genom hela projektet, vilket också gjort att alla känner till och vet hur vi ska jobba med färdplanen. Det är en av de allra viktigaste förutsättningarna för att vi ska lyckas i detta gigantiska arbete, säger Emma Ekerdal Loven.

En annan viktig nyckel i arbetet är helhetstänket, att många olika professioner och verksamheter har varit involverade i arbetet och på så vis bidragit med sina olika perspektiv.

Emma Ekerdal Loven är stolt över projektet och hur de arbetat systematiskt för synliggöra och prioritera behoven.

– Vi har använt en tydlig metodik där vi utforskat olika lösningar, vägt in olika perspektiv och kokat ner allt i en konkret plan. Allt är dessutom noga dokumenterat och spårbart ner till enskild post it-lapp så att vi alltid kan gå tillbaka och förstå hur vi resonerat och tänkt.

Bra grund för fortsättningen

Även om arbetet tagit tid och är omfattande tror Emma Ekerdal Loven att det lönar sig i längden. Genom att involvera och låta kärnverksamheten styra har de också lagt en bra grund för det fortsatta arbetet.

– Vetskapen om att vi utgår från kärnverksamheten, från de behov och prioriteringar som medarbetarna själva ser gör också att vi fått en acceptans för färdplanen, konstaterar hon.

Fem lärdomar från den digitala resan:

1. Se till att det finns ett tydligt och uttalat stöd från ledningsgruppen.
2. Utgå från kärnverksamheten behov. Tänk nytta, för både patienter och medarbetare.
3. Se färdplanen som ett levande verktyg som hjälper er att hålla riktningen.
4. Ha tålamod. Låt arbetet ta tid och se till att teama upp med många olika kompetenser.
5. Passa på att plocka lågt hängande frukter. Se till att komma igång med aktiviteter och projekt som snabbt kan ge nytta och inspiration till det fortsatta arbetet.