Utvärderar arbetet 27 gånger per dag

Efter varje arbetspass samlas teamet för att utvärdera dagens arbete.

Inspiration från Uppsala

Verktyget, Fånga passet, lanserade de för drygt två år sedan, efter inspiration från CIVA på Akademiska sjukhuset i Uppsala.

– Fånga passet ger oss en möjlighet att knyta ihop dagen och prata om hur vi har haft det. Det gör det lättare att släppa det som varit och lämna arbetstankarna bakom oss när vi går hem för dagen, berättar Mimmi Isaksson, vårdutvecklare och utbildningsansvarig på MIVA/HIA.

Tillfälle att lasta av

I en verksamhet där tempot ofta är högt och arbetet oförutsägbart var detta tidigare ett problem. Efter en extra tuff arbetsdag gick många hem med en känsla av otillräcklighet. Verktyget blir ett tillfälle att lasta av, men även att ge varandra positiv feedback.

Dessutom ger det värdefull information till förbättringsarbetet. Varje månad kan Mimmi Isaksson och cheferna på MIVA/HIA ta fram ett stort material som ligger till grund för det systematiska kvalitetsarbetet.

– Cheferna Caroline Schelin, Fredrik Warberg och Lina Hasselgren får en samlad bild av hur verksamheten verkligen fungerar. Det gör det lättare att upptäcka mönster och identifiera områden där vi behöver jobba med förbättringar.

27 utvärderingar per dag

Verktyget som CIVA på Akademiska använder heter Fånga dagen, men MIVA/HIA på Södersjukhuset vidareutvecklade konceptet. Det innebär att varje team utvärderar sitt pass innan de går hem för dagen. Det blir totalt 27 utvärderingar per dag.

Verktyget bygger på en enkel trafikljusmodell där teamet utvärderar sitt arbetspass utifrån tre perspektiv; patientsäkerhet, vårdtyngd och arbetsmiljö. Grönt betyder att allt fungerat bra, medan gult och rött signalerar problem. Det går även att skriva kommentarer.

– Om man markerar rött så innebär det också att man bör skriva en avvikelse, poängterar Mimmi Isaksson.

Med och formade verktyget

Innan de lanserade verktyget ägnade de flera studiedagar åt att diskutera och tillsammans sätta kriterierna för Fånga passet. Dessutom fick medarbetarna utbildning i feedback och teamarbete för att få insikt om vad som formar välfungerande team.

Mimmi Isaksson poängterar att det var viktigt att medarbetarna själva var med och utformade verktyget.

– Det gör det lättare att få förståelse för verktyget om vi också har synkat det i hela personalgruppen, berättar hon.

Visuell överblick

Den stora skillnaden jämfört med tidigare är kommunikationen, att man nu hittat ett sätt att prata om de situationer som uppstår i arbetsvardagen. De olika färgerna ger även en bra överblick där det blir lättare att visualisera hur arbetssituationen ser ut.

Det systematiska arbetssättet ger dessutom ett bra underlag för förbättringar där man nu kan prioritera på ett bättre sätt än tidigare.

Kvitto på hur det verkligen ser ut

Mimmi Isaksson förklarar att det kan vara små saker som gör stor skillnad. I början märkte de att många upplevde ”sen rond” som ett problem. Detta löste de genom att strukturera om morgonarbetet.

Även arbetsledarnas arbete har förtydligats vilket gjort det lättare att flytta resurser mellan avdelningar.

– Det bästa är att det blir ett kvitto på hur det verkligen ser ut. Vi kan se mönster och får möjlighet att jobba vidare med de frågor som återkommer ofta, men även ge bättre återkoppling på de synpunkter som kommer fram, säger Mimmi Isaksson.

Så funkar Fånga passet

Efter varje arbetspass gör teamet en kort avstämning där de uppskattar patientsäkerhet, vårdtyngd och arbetsmiljö i tre olika nivåer: grön, gul och röd.

Avrapporteringen sker i ett digitalt enkätverktyg kopplat till sjukhusets it-system, där det också går att skriva kommentarer.

Vårdutvecklare och chefer samlar in underlaget och analyserar svaren. En gång i månaden presenteras resultatet på arbetsplatsträffar.

Medarbetarna har själva formulerat kriterierna:

• Grön = Tydlig och bra kommunikation inom teamet, avstämning har utförts. Tydliga ordinationer, tydlig plan och uppföljning under passet. Tillfredställande läkar/ssk/usk-närvaro utifrån behov. Bra flyt och trivsel samt mindre störningar i arbetet. Raster/måltidsuppehåll har planerats och hunnits med. Ostörd rast dag och kväll.
• Gul = Bristande kommunikation inom teamet. Otydliga ordinationer och otydlig planering för passet. Uppgifter har lämnats ogjorda till Jourtid. Förskjuten eller störd rast.
• Röd = Ingen kommunikation inom teamet. Ohanterlig mängd arbetsuppgifter, flera telefoner som ringer, behov av att röra sig mellan ett flertal olika platser för att hjälpa till. Förekomst av hot och våld. Otillräckligt med stöd av annan personal. Förskjuten, störd eller ingen rast. Arbetat över sin arbetstid. Otrygghet och stress. Risk för arbetsskada. Behov av att skriva en arbetsmiljöavvikelse.