Dubbelraketen – hennes förbättringar säkrade både arbetsmiljö och individanpassad vård

Det är en ödmjuk Maysae Quttineh som möter Kvalitetsmagasinet under vår digitala intervju. Hon har förändrat hur primärvårdens laboratorier arbetar genom att införa en behovsstyrd tidbok, men trots de prisade resultaten framhåller hon att det inte är en revolutionerande satsning.

– Det finns många andra vårdgivare som arbetar med tidböcker för att förbättra tillgängligheten. Att vi införde det har skapat många positiva följdeffekter. Arbetsmiljön var väldigt stressig innan, vilket sken igenom till patienterna. Jag kände rent intuitivt att vi behövde en annan struktur, säger hon.

När Maysae Quttineh började som chef för laboratoriet fanns tre olika patientflöden. Ett flöde bestod av tider som patienterna själva bokade. Ett andra flöde bestod av patienter som remitterades direkt i samband med vårdcentralbesök. Ett tredje flöde var patienter som kom in utan att förboka.

Den nya metoden – en tidbok som samlar ihop alla bokningar – har gett patienterna snabbare tillgång till provtagning. Samtliga provtagningar måste numera föranmälas. Över 90 procent får tid samma dag, dessutom får de en mer individanpassad vård då en förhandsbeskrivning av patienten har gjort det lättare för personalen att planera provtagningen.

För medarbetarna har det inneburit en jämnare arbetsbelastning och större möjlighet att vara närvarande i mötet med patienten.

Ohållbar arbetsbelastning för labbpersonalen

Tidigare tog varje anställd uppemot 70 prover på en dag. Det var inte en hållbar situation, med hög personalomsättning och sjukskrivningar, och Maysae Quttineh beslutade om att dra ner den siffran till cirka 20 till 22 prover om dagen. Om en medarbetare har många utmanande patienter inbokade, exempelvis stickrädda barn, kan den siffran ändras till 10. Den behovsstyrda tidboken tillåter nämligen personalen att arbeta mer flexibelt.

– De tiderna som vi visste att det skulle komma många interna besökare från vårdcentral exempelvis, då hade vi färre bokningsbara tider. Då kunde vi ta hand om de patienterna utan att stressa. Vi hade fortfarande många bokningsbara tider – men det krockade inte längre, säger hon.

Den optimala bokningsstrukturen skulle göra det möjligt att få in hela enhetens tidsbokningar i samma system – men där finns det ännu en del tekniska utmaningar.

Förbättringsarbetet har fått stor positiv respons i arbetslaget, och för Maysae Quttineh har det varit viktigt att inkludera personalen från dag ett. Bland annat genom att skapa tydligare kommunikationsflöden.

– Jag har morgonmöten med personalen varje dag, bara för att det ska finnas möjlighet att upplysa mig om dagsaktuell information. Jag har också tre processamordnare som hela tiden ser till att tidboken fungerar som den ska inom organisationen, säger hon.

Finns där för patienter och medarbetare

Inkluderingen av personalen har spelat en avgörande roll för hur framgångsrik implementeringen av tidboken har blivit, förklarar Quttineh. Var sjätte vecka har processamordnare möten med vårdcentralerna och undersöker då om det finns förbättringsåtgärder kring tidboken. De tar också reda på om det har inträffat avvikelser eller andra oplanerade händelser på vårdcentralerna som påverkar verksamheternas bokningsflöden.

Om medarbetaren mår bra presterar den bra, det är Maysae Quttinehs ständiga devis.

– Som chef vill jag därför alltid vara tillgänglig för personalen. De ska veta att om det händer någonting så kan de alltid ringa mig. Jag tror att synlighet, tillgänglighet och psykologisk trygghet är avgörande både när det kommer till medarbetarfokus och patientfokus, avslutar hon.