Grundligt kvalitetsarbete vände vårdcentral i kris

– Jag tog över som vårdcentralchef, men för att vända krisen ställde jag ett antal krav. Jag ville välja mina medarbetare och utveckla vårdprocesserna med så fria händer som möjligt och anpassa vårdcentralen efter den befolkningsstruktur som finns.

Det blev ett turbulent första halvår. 95 procent av medarbetarna byttes ut. Christer Rosenberg lade fram en åtgärdsplan och frågade rakt ut vilka som ville vara med och inte. Många tackade nej, och andra som ville vara kvar ville inte Christer Rosenberg arbeta med.

– Under våren tackades någon av varje fredag. Det var höga sjukskrivningstal och såklart mycket sorg, skam och skuld.

Idag ser det annorlunda ut. För att vända utvecklingen införde Christer Rosenberg bland annat 1:4-modellen som innebär att en läkare handleder fyra underläkare för att snabbt få upp antalet läkare på plats. Individuella men fasta scheman utifrån funktioner på plats infördes. Vårdcentralen bytte lokaler och egna rum ersattes av gemensamma funktionsrum. Och alla medarbetare fick ett en stor roll i arbetet med ständiga förbättringar.

Christer Rosenberg berättar att han under den här tiden fungerade som guide och medarbetarna fick ansvar för att utveckla sina arbetsprocesser.

– Jag var för många en dödsdom när jag kom. Och mitt i allt detta skulle jag bygga förtroende och tillit. Jag använde mig av tekniken motivation interview, individuellt eller i grupp, där jag samlade de olika professionerna och lät dem berätta om deras vardag, tog med mig alla deras idéer och stöttade deras utveckling av vårdprocesser. Tillsammans skapade vi transparens, självförtroende och tillit.

2013 fanns 11 000 patienter listade, idag 12 400. 2014 skedde 2 247 besök per månad, förra året 3 191. På 2,5 år förbättrades ekonomin med 40 procent.

– Våra medarbetare är proffs. I ett klimat där vi vågar prata om det mesta och utveckla sker förändringar snabbt. Vi måste våga testa och misslyckas och vi måste inse att våra arbetssätt inte är huggna i sten.

Från kris till möjlighet

* 1:4-modellen

En distriktsläkare handleder fyra underläkare. Förutom kontinuerlig handledning får de två timmar grupphandledning och en timme personlig i veckan. Därtill har de tillgång till en utsedd ”frågedoktor” varje dag. Hälften av tiden har underläkarna patienter och hälften jobbar de med administration, utbildning och utveckling.

Underläkare som ville vidare och pröva andra specialiteter fick hjälp av Christer Rosenberg. Det har gett vårdcentralen ett gott rykte och gjort att många underläkare söker sig dit.

–  Det här är ett sätt att välkomna underläkare att snabbt lära sig jobbet och skapa ett kontinuerligt utvecklingsklimat. På 15 månader kunde vi avsätta alla hyrläkare, berättar Christer Rosenberg, tidigare chef för vårdcentralen Frölunda Närhälsan, idag utvecklingschef för hela primärvårdsförvaltningen Närhälsan i Västra Götalandsregionen.

* Funktioner

Alla medarbetare har fått ett individuellt men fast veckoschema. I lunchrummet sitter schemat som är uppbyggt i funktioner, exempelvis vem som ansvarar för drop in och vem som är hembesöksläkare. Varje morgon möts alla för ett kort möte där man tillsammans tittar igenom hur man täcker upp dagens flöde utifrån vabb, sjukskrivning, utbildning eller semester.

Alla egna rum togs bort och istället skapades gemensamma funktionsrum och administrativa rum.

* Förbättringsmöten

– Korta morgonmöten med alla medarbetare på plats för att gå igenom dagens flöde och funktioner.

– Frukostmöten på fredagar för trivsel.

– Yrkeskategorimöten där de olika professionerna tillsammans får diskutera arbetsvardagen, förbättringsmöjligheter, utveckling och utbildning. En möjlighet att skapa transparens och tillit mellan kollegor och med ledare.

– Förbättringsmöten varannan vecka och APT-möten varannan vecka för att skapa möjlighet för ständiga förbättringar. idéer läggs fram, testas och utvärderas.