Systematiskt arbetsmiljöarbete minskade sjukfrånvaron: ”De ska orka komma till jobbet”

– Vi har ett högspecialiserat sjukhus och det är jätteviktigt att behålla den kompetens vi har. Men också att kunna attrahera nya medarbetare. Då är arbetsmiljön en viktig förutsättning, säger Louise Westin, HR-chef på S:t Eriks Ögonsjukhus.

Sjukhuset har knappt 500 medarbetare inom bland annat ögonsjukvård, forskning och administration. Att skapa en arbetsmiljö där personalen trivs och vill stanna är en viktig del av kompetensförsörjningen.

– Vi vill ju ha våra medarbetare på plats. Vi vill inte att de ska behöva vara hemma och vara sjuka, utan de ska orka och vilja komma till jobbet.

Uträttar handlingsplaner för varje verksamhet

En central del av arbetet är den årliga kartläggningen av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön: OSA. Utifrån resultaten tar varje verksamhet fram en egen handlingsplan med åtgärder för de områden som behöver förbättras.

Sjukhuset tar också fram en övergripande handlingsplan, men det är cheferna ute i verksamheterna som ansvarar för att driva arbetet och följa upp åtgärderna.

– Det är cheferna som äger frågan om sin verksamhets- och arbetsmiljö. De har sina egna handlingsplaner per verksamhet och följer upp dem. Det är det viktigaste.

Kartläggningarna har bland annat visat behov av förbättringar inom återhämtning, samarbete och konflikthantering. Ett annat utvecklingsområde har varit samarbetet med företagshälsovården.

Sjukhuset har därför genomfört flera riktade insatser. Chefer har fått stöd i rehabiliteringsfrågor, bland annat kring hur de kan hjälpa sjukskrivna medarbetare tillbaka till arbetet. Företagshälsovården har även medverkat i gruppinsatser inom olika delar av verksamheten.

Cheferna utbildas i konflikthantering

I maj genomförde sjukhuset för första gången en uppföljande pulsmätning med fem frågor från den tidigare OSA-kartläggningen. Svarsfrekvensen uppgick då till 77 procent.

Resultatet visade förbättringar inom bland annat återhämtning och hantering av konflikter och samarbetsproblem. Ingen av de fem frågorna fick ett sämre resultat än vid den tidigare kartläggningen. Tillgången till information i arbetet låg kvar på samma nivå.

Arbetet med att stärka chefernas förmåga att förebygga konflikter fortsätter. Företagshälsovården har nyligen genomfört en utbildning där cheferna fått fördjupa sig i hur konflikter uppstår och kan hanteras på ett tidigt stadium.

– Man ska förstå vad en konflikt är, hur man kan förebygga samarbetsproblem och konflikter. Att man tar tag i dem tidigt och agerar.

Cheferna har också fått utbildning i kommunikativt och tillitsbaserat ledarskap. Under 2027 ska arbetet med tillitsbaserat ledarskap utvecklas ytterligare genom återkommande uppgifter och gemensamma diskussioner.

Ambitionen är att öka medarbetarnas delaktighet och ta till vara deras kunskap i utvecklingsarbetet.

– Det är där kunskapen finns. Om både den bästa vården och mötena med patienterna och hur man vill ha det i arbetsmiljön.

Ökat patienttryck ställde nya krav

Arbetsmiljöarbetet har också behövt anpassas efter förändrade förutsättningar i verksamheten.

Under året har S:t Eriks Ögonsjukhus haft ett ökat patientinflöde till akutmottagningen. Förändringar i upphandlingen av ögonsjukvården i Stockholmsregionen gjorde det otydligare för vissa patienter vart de skulle vända sig.

Det ökade patienttrycket har inneburit en högre belastning på akutmottagningen och påverkat andra delar av sjukhuset. Verksamheten har därför förstärkt bemanningen.

Situationen illustrerar en viktig utmaning i det långsiktiga förbättringsarbetet. När belastningen ökar måste verksamheternas omedelbara behov ibland få företräde.

– Man kan inte ställa för hårda krav heller. Är det så att en mottagning har ett ökat inflöde, då måste de få jobba med det.

Ledningen behöver därför ge cheferna utrymme att prioritera utifrån verksamhetens aktuella förutsättningar.

– Det är viktigt att inte pressa på för hårt, utan förstå att det är andra saker som behöver gå före emellanåt. Och så får man lita på att de kommer igen när tid finns.

Vill minska onödigt arbete: ”Till gagn för arbetsmiljön”

Arbetsmiljön påverkas också av hur vården planeras och vilka arbetsuppgifter som utförs.

Sjukhuset arbetar med produktions- och kapacitetsstyrning för att anpassa verksamhetens resurser efter patienternas behov. Ett annat utvecklingsområde är kloka kliniska val, där medarbetarna gemensamt identifierar undersökningar som inte tillför medicinskt värde.

Genom att undvika onödiga undersökningar kan sjukhuset frigöra tid och resurser, samtidigt som patientsäkerheten upprätthålls.

– Vi ska inte hålla på att göra undersökningar som tar tid och kräver resurser om patienten inte behöver dem. Det är också till gagn för arbetsmiljön.

”Man måste ha tålamod”

Sjukhuset genomför nu en ny OSA-kartläggning för att följa upp utvecklingen. Förbättringarna i sjukfrånvaro och arbetsmiljö kommer efter flera års arbete, och det finns inga snabba lösningar som passar alla verksamheter.

– Vi måste se var behoven finns. Vad är det viktigaste att göra? Man måste verkligen utgå från verksamhetens behov, för det kan se olika ut på olika arbetsplatser.

Den viktigaste lärdomen handlar om att fortsätta arbetet även när resultaten dröjer.

– Man måste ha tålamod och hålla i och hålla ut. Det tror jag är det absolut viktigaste. Och inte tro att man ska få snabba resultat. Det är ett långsiktigt arbete.