Cancerrehab Skåne – från kaos till leanpristagare

– Ja, det var väldigt roligt, säger medicinskt ansvariga läkaren Pia Dellson till Kvalitetsvård.

Hon berättar att det var enhetschefen Maria Lindqvist som tog initiativet till att radikalt ändra arbetssättet på de tre mottagningar (samtalsmottagning, fysioterapimottagning och lymfödemmottagning) som utgör Cancerrehab Skåne.

– När vi började var det framförallt samtalsmottagningen som var i kris. Väntetiderna var ohållbart långa – det kunde vara två månaders väntan för att få ett samtal. Även lymfödemmottagningen hade långa väntetider, vilket faktiskt kunde förvärra patienternas tillstånd.

Dittills hade personalen på samtalsmottagningen haft sina ”egna patienter”, den som fick remissen höll själv i allt. Patienten kunde få ganska olika insatser beroende på vem som var behandlare, eftersom det inte fanns någon särskild standard för vad som skulle ingå. Nu infördes en ny struktur och ett tydligt flöde för arbetet.

– Flera personer turas om att arbeta med remissfördelningen och ringer patienten inom tre dagar. Därefter ska patienten först ha ett kartläggande samtal, och de som arbetar med detta har satt upp ett visst antal tider varje vecka som patienterna får välja mellan, i både Lund och Malmö. Därefter kan patienterna få olika insatser, exempelvis samtal. I så fall får de i första hand en samtalsserie på fem samtal, och det kan vara hos en annan person än den som gjorde det kartläggande samtalet, beroende på när patienten vill komma.

Den första kartläggningen följer en tydlig mall och ska fånga patientens alla behov – fysiska, psykiska, sociala och existentiella. Patienten får fylla i ett formulär om sina behov så att ingenting missas, och man fokuserar på patientens egna prioriteringar över vad som är viktigast. Tillsammans görs en rehabiliteringsplan upp och patienten får en tid i handen för det första samtalet och annan vård om det behövs.

– Allt sker i ett flöde där hela personalen känner till antalet remisser in och antalet kartläggningssamtal som ska göras. De fördelas i ett excelark, där allas arbetsuppgifter finns inlagda. Genom detta har vi ökat tillgängligheten så att vi idag kan erbjuda tid till patienten inom tre dagar i stället för två månader, som det var förr, fortsätter Pia Dellson.

Patienterna kan vid behov få fler än de fem samtalen som är standard. Men målet är att stärka dem; att ge redskap så att de själva kan hantera sin sjukdom och problem som dyker upp.

Patienten får alltid välja plats för sin rehab mellan Malmö och Lund och den får också säga när den vill komma. Ibland vill den cancersjuka inte komma direkt utan kanske mellan två behandlingar vid ett senare datum. Om inga tillgängliga tider passar sätts en flagga på patienten, som den personal som får ett återbud kan passa på att försöka fånga upp.

– Sammantaget utnyttjar vi hela teamet bättre, patienterna får mer likvärdig vård, vi har fått en radikalt förbättrad tillgänglighet och en väldigt mycket bättre arbetsmiljö utan långa sjukskrivningar. Arbetsmiljön följs upp dagligen på tavlor där alla markerar hur de kan hantera patientarbete, administration, psykosocial och fysisk arbetsmiljö med en grön, gul eller röd plupp på en tavla varje dag. Därmed fångar vi upp när någon behöver avlastas, och det som dyker upp här kan också vara sådant som vi tar till det ständigt pågående förbättringsarbetet.

Som vid alla förändringar har det funnits motstånd från personal som ville fortsätta som förut. Att ha sina egna patienter som kan komma så länge de vill, det var väl bättre, en bättre etik?

– Men då är mitt svar som medicinskt ansvarig att när det leder till att andra patienter inte får någon vård alls på två månader, då är det en dålig etik för dessa. Du måste ju ha en etik för alla, även dem du inte har på ditt rum just nu, säger Pia Dellson.

Fakta:

Cancerrehabiliteringsmottagningen inom Skånes universitetssjukvård utgör en liten del i en stor organisation. Med en vision om hållbar arbetsmiljö, lika vård för alla patienter och budget i balans, samt en situation där behoven alltid är större än kapaciteten har man infört leanprinciperna i alla led.
Cancerrehab har skapat ett taktat flöde som är känt för patienten, medarbetarna och omgivningen, där kringliggande verksamheter utmanas och inspireras till förbättringar. Ständig förbättring är en del av alla medarbetares uppgift och väl integrerat i den dagliga verksamheten.
Dokumenterade arbetssätt, verksamhetsanpassad planering, visualisering av mål och produktion enligt leanprinciperna har lett till ökad kapacitet, förbättrad arbetsmiljö och en arbetsplats som är attraktiv för nya medarbetare.